Le bureau du club porte le projet : il choisit la date, valide le devis, informe les adhérents et désigne un référent. Ce référent devient l’interlocuteur unique pour la réception du matériel, l’accès aux courts et les échanges avec notre équipe, ce qui évite les informations contradictoires.
Les enseignants construisent le contenu sportif. Ils répartissent les groupes de l’école de tennis, préparent les ateliers des plus jeunes et les formats de jeu des ados et des adultes. Sans l’option animation, ce sont eux qui mènent la soirée sur le court.
Les bénévoles prennent en charge tout ce qui entoure le jeu : accueil, pointage des participants, affichage des rotations et circulation entre les courts. Une courte réunion la veille, avec la liste des tâches et des horaires, aide à repérer les oublis avant le jour J.
Pensez aussi à l’après-soirée. Qui range le matériel, vérifie qu’aucun accessoire ne manque et prépare le retour du kit ? Inscrivez ces tâches dans le même planning que l’installation : la fin de soirée arrive vite, surtout après un tie-break disputé.